Etikett, viselkedés és protokoll - dokumentum a 73. oldalról
A külföldi küldöttség látogatásának meghívását a meghívó intézmény protokoll egységével egyeztetik az adott ország bolgár külügyminisztériumának segítségével. A meghívóban kötelező betartani a rangok szigorú levelezését, vagyis egy miniszter csak minisztert, miniszterhelyettest csak miniszterhelyettest hív meg stb. Nem megengedhető, hogy egy tisztviselő meghívjon egy nálánál alacsonyabb rangú más személyt. A meghívót első személyű levélként írják, és a meghívó írja alá. A látogatás időpontja nincs meghatározva, de meg van jelölve az az időszak, amelyre meghívják - az év elején vagy ősszel. Hozzá lehet tenni, hogy a látogatás pontos időpontjáról diplomáciai csatornákon keresztül egyeztetnek tovább. A hivatalos látogatásra szóló meghívót legkésőbb a várható dátumtól számított három hónapon belül elfogadták. A látogatás dátumának és programjának meghatározása csak azután történik, hogy a meghívott fél pozitív választ adott a meghívóra.
Szükséges információk a protokollszolgáltatásról a vendég fél részéről
A meghívó fél elkészíti a látogatás programját és összehangolja azt a látogató fél igazgatásával, miután tájékoztatást adott a következőkről:
□ az érkezés dátuma, ideje és repülési száma;
□ indulási dátum, idő és járat száma;
□ a küldöttség összetétele tagjai neve és beosztása szerint, rangsor szerint;
□ különleges diétás és orvosi követelmények, valamint a küldöttség vezetőjének vércsoportja;
□ ha a küldöttség biztonságban van, a következőket kell megadni: tisztek neve; útlevelük száma; születési dátumuk; vércsoport; a fegyver gyártmánya, sorozatszáma, kaliberje és a lőszerek száma.
A látogatás programjának fő elemei a következőkhöz kapcsolódnak:
□ találkozó a repülőtéren;
□ szállás lakóhelyen vagy szállodában;
□ kétoldalú tárgyalások folytatása a két küldöttség között a befogadó adminisztratív épületében;
□ kétoldalú dokumentumok aláírása, ha úgy rendelkezik;
□ közös sajtótájékoztató vagy sajtónyilatkozatok tartása;
□ hivatalos ebéd vagy vacsora megadása a vendég és küldöttsége tiszteletére;
□ az ajándékcsere előzetes koordinálása;
□ találkozók szervezése más bolgár tisztviselőkkel vagy üzleti körökkel;
□ kulturális és történelmi nevezetességek meglátogatásának megszervezése a vendég kérésére, valamint egy rövid vidéki látogatás megszervezése a vendég kifejezett kérésére.
1. melléklet: A Bolgár Köztársaság miniszterelnökének a Cseh Köztársaságban 2000. december 10–11-én Prágában tartott hivatalos látogatása alkalmával rendezett fogadás vázlata.